Comment lire une balance de vérification, pas à pas

La balance de vérification est le seul document comptable qui tient en quelques pages et contient pourtant toute la situation d'une société à une date donnée. Le bilan en dit moins, le journal en dit beaucoup trop. C'est pourquoi les banques la demandent, pourquoi les acquéreurs la demandent en due diligence, et pourquoi notre rapport part lui aussi de là.

Ce qu'est réellement une balance

C'est la liste de tous les comptes utilisés par la société, chacun avec quatre paires de chiffres : d'où il est parti, combien a bougé sur la période, combien a bougé depuis le début de l'année et où il est arrivé. Rien de plus. Toute la difficulté vient de ce que les quatre paires portent des noms courts et se ressemblent.

Soldes initiaux (SI-D, SI-C)

Ce que le compte affichait à l'ouverture de l'exercice. Un compte d'actif a un solde initial débiteur, un compte de passif un solde créditeur. Si vous voyez l'inverse, c'est soit une erreur d'écriture, soit un compte bifonctionnel, et cela mérite une vérification à part.

Mouvements de la période (RP-D, RP-C)

Combien est entré et combien est sorti par le compte durant le mois ou le trimestre analysé. C'est là que se voit l'activité. Un compte clients avec un fort mouvement débiteur a beaucoup facturé ; avec un fort mouvement créditeur, il a beaucoup encaissé. Leur différence, cumulée, explique pourquoi le solde monte ou descend.

Totaux cumulés (TSD, TSC)

Le solde initial plus tous les mouvements depuis le début de l'année. C'est la colonne qu'utilisent la plupart des contrôles automatiques, parce qu'on en déduit le reste.

Soldes finaux (SF-D, SF-C)

Là où le compte est arrivé. Ce sont les chiffres qui vont au bilan et à partir desquels se calculent, en pratique, tous les indicateurs.

Les quatre égalités qui doivent tomber juste

Une balance correcte respecte, sur la ligne de total général, quatre égalités. Si l'une d'elles ne tombe pas juste, inutile d'analyser plus loin : réparez d'abord la comptabilité.

1. Total SI-D = Total SI-C. À l'ouverture, l'actif égale le passif.
2. Total RP-D = Total RP-C. Chaque écriture a eu un débit et un crédit.
3. Total TSD = Total TSC. Conséquence des deux premières.
4. Total SF-D = Total SF-C. À la clôture, l'actif égale de nouveau le passif.

Dans notre rapport, cette vérification passe en premier et, si elle échoue, le processus s'arrête. Il n'y a aucun sens à noter une balance qui ne se ferme pas.

Les classes de comptes, en langage courant

Une astuce utile : soustrayez le total des soldes débiteurs de la classe 6 du total des soldes créditeurs de la classe 7 et vous obtenez le résultat brut de la période. C'est la première chose que fait quiconque reçoit une balance sans avoir le temps de la lire en entier.

Trois choses qui se voient immédiatement

1. Si la société vit de son argent ou de l'argent emprunté. Comparez le solde de la classe 1 (hors crédits) au total du passif. En dessous du tiers, la dépendance au financement externe est forte et toute hausse de taux fait mal.

2. Si l'argent est bloqué en marchandises ou chez les clients. Un solde important en 371 avec des ventes modestes signifie du stock qui dort. Un solde important en 4111 signifie que vous avez vendu mais pas encaissé. Les deux montrent du bénéfice en comptabilité et pas d'argent en poche.

3. Si les dettes envers l'État sont à jour. Les soldes du groupe 44 en disent plus sur la santé réelle d'une société que le bénéfice. Une société qui repousse la TVA a un problème de liquidité, quoi qu'affiche la ligne de résultat.

Ce que la balance ne vous dit pas

Elle ne vous dit pas l'ancienneté des créances - un solde clients de 400 000 lei a le même aspect qu'il ait été facturé la semaine dernière ou il y a deux ans. Elle ne vous dit pas si le stock a encore de la valeur. Et elle ne vous dit rien des contrats signés et non facturés. Pour cela, il faut ouvrir les fiches de comptes et interroger des personnes.

Cela posé, la balance reste le meilleur point de départ qui existe. C'est bien pour cela que la banque la demande aussi.